1. Budgettering en plan van aanpak: van oktober tot december 2022
Organiseer je in 2024 een stembusgang – al dan niet voor het eerst – dan moet je nu al de nodige budgetten voorzien in je begroting van 2023 én 2024. Om hierop zicht te krijgen, denk je na over volgende vragen: hoeveel medewerkers kun je vrijmaken voor dit project? Heb je (nog) de juiste expertise in huis of moet je uitkijken naar versterking? Ga je investeren in een softwarepakket dat je door de procedure loodst? Besteed je bepaalde taken en/of verantwoordelijkheden uit? Kies je voor een stembusgang op papier of voor e-voting? Ook wie al vertrouwd is met de procedure van de sociale verkiezingen, moet deze oefening opnieuw maken. Ze vormt de basis voor je plan van aanpak.
2. Orde op zaken: voorjaar 2023
Het voorjaar 2023 is het ideale moment om het sociaal overleg nog een laatste boost te geven, want vanaf het najaar gaan je zittende overlegorganen in ‘lopende zaken’. Grijp deze periode aan om je arbeidsreglement onder de loep te nemen, je policy’s te updaten, werk te maken van de reorganisatie van uurroosters enzovoort. Zo beginnen je kersverse overlegorganen straks met een propere lei. Hak voor de zomer ook de knoop door of en met welke software- of outsourcingpartner je in zee gaat.
3. De referteperiode: wellicht van 1 oktober 2022 tot en met 30 september 2023
We nemen aan dat het gewoonlijk gemiddeld aantal werknemers zal worden berekend op basis van het personeelsbestand van deze vier kwartalen.
4. Voorbereiding kiesprocedure: oktober en november 2023
De eigenlijke kiesprocedure start in december 2023, dus in de maanden ervoor staat er heel wat juridisch en administratief werk op stapel. Zorg dat je organisatieteam gevormd is en weet wat van hen wordt verwacht. Dit is een goed moment om kennis te maken met de tools en de administratieve procedure. Bepaal de geschikte datum van de stembusgang en stippel op basis daarvan de kieskalender uit.
5. De verkiezingsprocedure: van december 2023 tot mei 2024
Het startschot van de 150-dagen durende procedure wordt gegeven op de zogeheten ‘dag X-60’ – 60 dagen voor de aanplakking van de verkiezingsdatum. Dat gebeurt met een eerste schriftelijke mededeling. Deze vermeldt het aantal werknemers per categorie op die datum en de nodige info om de technische bedrijfseenheden af te bakenen. Op dag X worden de datum en praktische regeling van de stembusgang bekendgemaakt, samen met de voorlopige kieslijsten. Op dag Y trekken je werknemers naar het stemhokje.
