Nu het einde van het jaar aanbreekt, wordt je hr-afdeling ongetwijfeld overspoeld met vragen over niet-opgenomen vakantiedagen. Maar hoe zit de regelgeving eigenlijk in elkaar? Kunnen je medewerkers vakantiedagen opsparen en overdragen naar volgend jaar? Tijd om na te gaan wat er al dan niet mogelijk is.
Elke werknemer moet vóór 31 december gebruikmaken van zijn wettelijke vakantiedagen, want strikt genomen mogen ze er geen overdragen naar het volgende jaar. Nemen ze dus niet al hun vrije dagen op voor het einde van het jaar, dan verliezen ze in principe hun recht op de resterende dagen. Wil je zelf geen administratieve boete riskeren, dan zie je daar als werkgever maar beter op toe. Al is er in de praktijk wel ruimte voor flexibiliteit.
1. Vakantiedagen niet opnemen door overmacht
Door langdurige afwezigheid, een schorsing van de arbeidsovereenkomst of een andere vorm van overmacht zijn sommige medewerkers niet in staat om hun vakantiedagen voor 31 december op te nemen. Volgens de wet moet je hen als werkgever een vergoeding betalen die in verhouding is met hun resterende vakantiedagen. Elke organisatie waarvan ze een andere vergoeding kregen – het ziekenfonds bijvoorbeeld – houdt immers een bepaald bedrag in voor de niet-opgenomen dagen. Die regeling geldt enkel voor bedienden: arbeiders hoef je als werkgever niets te betalen. Zij ontvangen hun vakantiegeld via de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie (RJV).
2. Vakantiedagen bewust niet opnemen
Werknemers die er bewust voor kiezen om niet al hun vakantiedagen te gebruiken, ontvangen geen vakantiegeld voor de dagen die overblijven. Let op: jij als werkgever mag niet verhinderen dat je medewerkers vakantie opnemen, anders riskeer je een administratieve of zelfs strafrechtelijke boete.
Wil je je medewerkers toch een vergoeding betalen voor hun resterende vakantiedagen, hou er dan rekening mee dat je RSZ-bijdragen moet betalen op die premie, en dat ze aan een exceptionele voorheffing onderworpen is. Een financieel interessante keuze is het dus niet.
3. Vakantiedagen toch overdragen naar het volgende jaar
Wettelijke vakantiedagen mogen dan wel niet overgedragen worden, als werkgever kun je wel toestaan dat je medewerkers extralegale vakantiedagen meenemen naar het volgende jaar. Het is aangewezen daar een plafond en een termijn voor te vermelden in je arbeidsreglement. Onthoud in elk geval dat overgedragen extralegale vakantiedagen niet meetellen voor de berekening van het dubbel vakantiegeld.
