Cruciale aandachtspunten bij internationale tewerkstelling

De wereld wordt één groot dorp. Maar voor tewerkstelling blijven landsgrenzen een duidelijke lijn trekken. Werf je een buitenlandse kracht aan of stuur je een Belgische werknemer naar het buitenland – zelfs al is dat maar voor een uur – dan moet je je vooraf goed informeren. Anders moet je misschien wel terugkomen op gedane beloftes. Complexe materie, zoveel is zeker. Daarom vijf relevante tips.

1. Stel het juiste juridisch en arbeidsrechtelijk kader vast

Neem je in België iemand in dienst die geen EU-onderdaan is, dan moet die over een single permit beschikken. Anders stel je hem of haar illegaal tewerk.
Wil je in het buitenland aanwerven, informeer je dan grondig over de lokale formaliteiten en verplichtingen. Onderzoek ook welke loon- en arbeidsvoorwaarden gelden.

2. Meet met dezelfde maten en gewichten in verloning

Stel dat je werknemer terechtkomt in een land met een gunstiger belastingregime. Geef je hem hetzelfde salaris, zodat hij een hoger nettoloon overhoudt? Kom je tussen in huisvestings- en andere kosten voor levensonderhoud? Het beste is om daar duidelijke policy’s over op te stellen.

Inzicht in de lokale loonstandaarden is onontbeerlijk als je een concurrentieel salarispakket voor een buitenlandse tewerkstelling samenstelt. Check op voorhand of bepaalde extralegale voordelen haalbaar zijn. Kun je bijvoorbeeld als Belgisch bedrijf ter plaatse wel een bedrijfswagen leasen of aansluiten bij een pensioenverzekeraar? Vergeet niet dat ook op extralegale voordelen bijdragen zijn verschuldigd. Laat die meewegen in je beslissing of je die toekent of niet.

3. Let op: de ene sociale zekerheid is de andere niet

In welk land moet je buitenlandse werknemer sociale bijdragen betalen? Voor tewerkstelling binnen de Europese Unie vind je de basis voor het bepalen van de toepasselijke sociale zekerheid in de EU-Verordening 883/2004. Volgens de algemene regel is de socialezekerheidswetgeving van het land van tewerkstelling van toepassing. Daarnaast is er het principe van eenheid van onderwerping: werknemers kunnen niet onderhevig zijn aan socialezekerheidsstelsels van verschillende landen.

Bovendien is het uitgebreide sociaalzekerheidssysteem in België ongeëvenaard. Als je in het buitenland een vergelijkbare dekkingsgraad wilt geven, zul je doorgaans een bijkomende medische verzekering moeten afsluiten. Ook is het in sommige landen de gewoonte dat de werkgever een aanvullende medische verzekering aanbiedt of tussenkomt in de privéverzekering.

Als een werknemer tijdelijk voor rekening van zijn werkgever wordt uitgestuurd naar een andere lidstaat, valt dat onder detachering. In geval van een gelijktijdige tewerkstelling oefent de werknemer structureel activiteiten uit in twee of meerdere landen. Door bijvoorbeeld twee dagen per week in Nederland te werken en drie dagen in België.

4. Onderzoek in welk land je werknemer belastbaar is

Ander land, andere belastingregels. Zelfs binnen Europa. Enkel de regels die bepalen welke lidstaat bevoegd is op het vlak van sociale zekerheid, zijn geharmoniseerd op Europees vlak.
Fiscaal kan je werknemer belastbaar zijn in twee of meerdere landen, maar België heeft wereldwijd met vele landen een dubbelbelastingverdrag afgesloten, zodat hij of zij geen twee keer – of meer – belastingen betaalt op hetzelfde inkomen.

5. Verschillende buitenlandse payrolls managen? Onderschat het niet!

Je mag je internationale tewerkstellingsdossier nog zo goed hebben voorbereid, als je medewerker niet correct en tijdig wordt uitbetaald, riskeer je niet alleen problemen met uw werknemer, maar overtreed je mogelijks de buitenlandse fiscaal- en sociaalrechtelijke regels. Dat kan leiden tot boetes en andere sancties.

Ook je buitenlandse payroll moet dus telkens vlekkeloos verlopen. Zeker als je medewerkers hebt in verschillende landen, wordt dat ingewikkeld. Door alle payrolls onder één dak te brengen, maak je het jezelf stukken eenvoudiger.

Tip: Stel, je werft een Nederlander aan die in je bedrijf in België zal werken. Een Belgisch contract volstaat daarvoor. Maar wat als hij na enige tijd ook mag thuiswerken? Dan is hij eigenlijk in twee landen werkzaam en ontstaat eveneens belastbaarheid in de woonstaat. In bepaalde gevallen ontstaat hierdoor onderwerping aan de Nederlandse sociale zekerheid, zodat de Belgische vennootschap sociale zekerheid in Nederland moet betalen en er een payroll moet opstarten. Houd dus rekening met alle mogelijke scenario’s of laat je goed bijstaan!