Hoe duidelijk en volledig zijn je arbeidsreglement of policy's?

Als het antwoord op deze laatste vraag neen is, dan ben je niet alleen. In veel organisaties worden afspraken over extralegale bedrijfsvoordelen nooit op papier gezet. Maar als je geen duidelijke afspraken maakt, zet je de deur open voor onaangename verrassingen en scenario’s waarbij je onderneming opdraait voor de kosten. Denk daarbij aan sociaaljuridische verplichtingen én aan misbruiken en discussies vermijden. Wat vaak neerkomt op: geld besparen.

Afspraken op papier zorgen ervoor dat iedereen weet wat kan en wat niet. Maar wat neem je op in het arbeidsreglement, en wanneer kies je voor een policy?

Zowel de werkgever als de werknemer hebben rechten en plichten, die bij wet worden bepaald. Heel wat afspraken tussen werkgevers en werknemers zoals arbeidsduur, collectieve sluitingen en voorwaarden voor ontslag om dringende reden, moet je dus verplicht opnemen in het arbeidsreglement.

Goed om te weten: naast de wettelijke bepalingen kan je ook eigen ‘huisregels’ opnemen en de sancties bij overtreding ervan. Door deze regels in het arbeidsreglement op te nemen, worden ze in principe afdwingbaar. Zo kan je dus duidelijk maken welk gedrag je van je werknemers verwacht en welk gedrag je niet tolereert.

Vermijd wildgroei

Wil je geen wildgroei aan documenten creëren, dan is het een optie om specifieke afspraken met je medewerkers op te nemen in het arbeidsreglement.

Denk aan:

• afspraken rond vakantieaanvragen
• een verzuimprotocol
• schade door een verkeersongeval
• gebruik van internet, e-mail en pc
•  …

Vraag jezelf wel op voorhand af: gelden de afspraken voor al je medewerkers? En mag of moet iedereen op de hoogte zijn? Voor specifieke regelingen kan je extra bepalingen in je arbeidsreglement opnemen. Hou wel steeds in het achterhoofd dat de meeste wijzigingen in het reglement alleen kunnen mits naleving van een bijzondere procedure.

Onthoud ten slotte ook dat dit reglement geen statisch gegeven is. De wetgeving verandert, net zoals de manier van werken: evolueert je arbeidsreglement mee?

In de praktijk blijkt dat het arbeidsreglement niet altijd de meest efficiënte manier is om afspraken te maken. Zo zijn er veel situaties mogelijk die niet wettelijk geregeld moeten worden in het reglement, maar waarvoor evenzeer afspraken op papier nodig zijn. Ook via contracten, een huishoudelijk reglement of een policy kan je veel zaken vastleggen. Dat laat toe om beter op maat van specifieke medewerkersgroepen afspraken officieel maken.

Een voorbeeld: als slechts 3 van je 40 werknemers een bedrijfswagen hebben, is het aangewezen om het gebruik van firmawagens niet te regelen via het arbeidsreglement, maar wel via een policy.

Duidelijkheid en flexibiliteit

Met een goede policy leg je ondubbelzinnig verantwoordelijkheden en rechten en plichten vast. Werknemers weten perfect waaraan ze zich moeten houden en wat de gevolgen zijn wanneer ze afspraken niet nakomen. Tegelijk biedt een arbeidsbeleid je veel flexibiliteit. Aanpassingen kunnen als dat nodig is, met deze beperking: de veranderingen mogen geen ernstige wijzigingen meebrengen voor de werknemers.

Zo kan je in een policy gedragsregels vastleggen (bijvoorbeeld in verband met roken op het werk), maar ook alle gebruik van extralegale voordelen. Voor elk voordeel dat je introduceert kan je een policy opstellen zonder dat je het arbeidscontract of arbeidsreglement moet aanpassen. Let er wel op dat je telkens samen met de toekenning van het voordeel de werknemer de policy met de praktische afspraken laat ondertekenen.

• verantwoordelijkheden, rechten en plichten zijn duidelijk vastgelegd
• de flexibiliteit om snel aan te passen aan veranderende behoeften
• ook toepasbaar op de bestaande voordelen
• toepasbaar op de gebruikers van het voordeel

Bekijk onze 10 tips voor een goede policy voor bedrijfswagens

Is je smartphonepolicy waterdicht? Deze tips helpen je op weg