15 februari 2023: dwingende deadline voor intern klokkenluiderskanaal komt dichtbij

Verplichting voor alle bedrijven vanaf 250 werknemers – Best practice van ZNA en Point Chaud

31 januari 2023

Binnen 16 dagen zijn alle grote organisaties (vanaf 250 werknemers) verplicht een actief klokkenluiderskanaal te hebben voor werknemers. Juridische entiteiten met 50 tot 249 werknemers krijgen nog tijd tot 17 december 2023. Deze verplichting is nu dwingend na de publicatie van de Belgische wet in het Staatsblad, een omzetting van de Europese richtlijn die een beveiligd intern meldkanaal oplegt, ter bescherming van klokkenluiders. ZNA (Ziekenhuis Netwerk Antwerpen) en Point Chaud zijn alvast helemaal in orde.

Juridische entiteiten met minstens 250 werknemers moeten snel actie ondernemen, net als alle kmo’s (ook met minder dan 50 werknemers) als ze actief zijn in de financiële sector, namelijk:

een intern meldingskanaal voorzien alsook de procedure voor en opvolging van interne meldingen uitwerken.
de nodige informatie ter beschikking stellen over de meldingskanalen.
een register bijhouden over de ontvangen meldingen, en dat conform de GDPR reglementering.

Bedrijven met 50 tot en met 249 werknemers hebben nog tijd tot 17 december 2023. Voor gemeenten met minder dan 10.000 inwoners of 50 medewerkers en andere publieke entiteiten die geen 50 werknemers tellen, zijn uitzonderingen mogelijk.

De Belgische wet gaat een stapje verder dan de Europese regelgeving:

Het moet voor klokkenluiders altijd mogelijk zijn om anoniem te melden. De melder kan natuurlijk ook kiezen voor een niet-anonieme melding.
Het kanaal dient minstens voor werknemers. Dit wil zeggen dat het niet verplicht is om derden zoals freelancers, leveranciers of klanten toegang te geven, via een publiek kanaal, maar het mag.
Werknemers in België kunnen ook fiscale & sociale fraude melden, naast inbreuken met betrekking tot overheidsopdrachten, financiële diensten, witwaspreventie, volksgezondheid, gegevensbescherming.

Deze deadline is dwingend want het ontbreken van een meldkanaal kan niet alleen financiële gevolgen maaar ook strafrechtelijke sancties hebben bij 'represailles' tegen een indiener. Wie nu dringend schakelt, kan nog op tijd in orde zijn, ook naar je overlegorganen. Het is namelijk belangrijk om oplossingen te zoeken, waarin een open communicatie, sociaal overleg en slimme technologische oplossingen samengaan. Wij raden alle organisaties aan dit als een opportuniteit te zien om positief te communiceren over hoe ze mogelijke problemen zo snel mogelijk willen oplossen.

Jan Vanthournout, manager Tax & Legal

Beveiligd intern meldkanaal met anonimiteit: een contradictie?

Organisaties willen een kanaal dat laagdrempelig is voor zowel de vertrouwenspersoon als de melder. Het moet ook beveiligd zijn: zo is er een dialoog tussen melder en vertrouwenspersoon mogelijk, net zoals een beveiligde dialoog tussen de verschillende vertrouwenspersonen onderling. Het meldkanaal is een onderdeel van de mysdworx applicatie waardoor indien gewenst enkel eigen medewerkers toegang krijgen, met garantie op anonimiteit.

Geanticipeerd op nieuwe wetgeving: ZNA (Ziekenhuis Netwerk Antwerpen)

Toen de nieuwe klokkenluiderswetgeving zich eind 2021 aankondigde, wachtte ZNA (Ziekenhuis Netwerk Antwerpen) daar niet op.

Op tijd klaar: de groep Point Chaud

De Point Chaud groep is gespecialiseerd in Franse fast food. Het Belgische bedrijf, dat haar wortels heeft in Luik, heeft meer dan 600 werknemers, 55 winkels in België en Frankrijk en twee productieateliers die al hun bakkerij-, banket- en briocheproducten op traditionele wijze maken.

Didier Depreay, CEO en General Manager, legt het belang uit van oplossingen op maat: "Aangezien we verplicht waren een klokkenluidersprocedure op te zetten, zijn we blij dat er een kant-en-klare oplossing is die voldoet aan de Belgische en Europese wetgeving. Dit stelt ons gerust. Wij werken in de voedingssector, dus voedselveiligheid, kwaliteit en versheid zijn onze prioriteiten, evenals de integriteit en veiligheid van onze werknemers. Het is belangrijk dat werknemers potentiële risico's of problemen kunnen melden. We zijn het gewoon om snel te handelen en naar oplossingen te zoeken. Dit nieuwe platform zal ons nog meer helpen op dit vlak.”

Hij gaat verder: "Een van de sleutels tot de harmonieuze ontwikkeling van het bedrijf is ongetwijfeld de ontwikkeling van het menselijk potentieel en de sociale opwaardering die ik altijd heb aangemoedigd. Het lijkt me onmogelijk een bedrijf op te bouwen zonder na te denken over een duurzaam sociaal beleid dat ons in staat stelt rekening te houden met de mening van de werknemers en hun welzijn.”

We kozen er bewust voor om de Belgische omzetting van de Europese richtlijn niet af te wachten. Zo weten medewerkers hoe belangrijk we dit vinden en hoeven ze niet te wachten op de wetgeving om dit verbeterde meldkanaal te gebruiken. Ondertussen is het meldkanaal al enkele maanden operationeel. De eerste gebruikers vinden het laagdrempelig. We hebben de communicatie over dit nieuwe kanaal voor integriteitsmeldingen bewust stapsgewijs aangepakt: eerst via de nieuwsbrief, vervolgens via een rechtstreekse link op het intranet. Dat de meldingen volledig anoniem kunnen, zorgt ervoor dat er een grote mate van vertrouwen is in het meldkanaal. Integriteitsmeldingen ontvangen en opvolgen is echter geen kwestie van snel, snel, vervolgt Peter. Dit correct en objectief doen, vraagt om een uitgekiende procedure, waarvan het meldkanaal slechts een van de schakels is in een breder beleid.

Peter Van Thienen, Internal Auditor

Historiek en basis van deze wetgeving

Europa vroeg alle landen om tegen 17 december 2021 de Europese klokkenluidersrichtlijn in nationale wetgeving om te zetten. De richtlijn vereist dat organisaties een meldingsprocedure opzetten en bescherming bieden aan klokkenluiders voor inbreuken op de EU-wetgeving genoemd in de Richtlijn. Denk aan inbreuken met betrekking tot overheidsopdrachten, financiële diensten, witwaspreventie, volksgezondheid, gegevensbescherming.