Deadline voor de klokkenluidersrichtlijn is gearriveerd

Tegen 17 december 2021 moet België de Europese klokkenluidersrichtlijn in Belgische wetgeving omzetten. De richtlijn vereist dat organisaties een meldingsprocedure opzetten en bescherming bieden aan klokkenluiders voor inbreuken op de EU-wetgeving genoemd in de Richtlijn. Denk aan inbreuken met betrekking tot overheidsopdrachten, financiële diensten, witwaspreventie, volksgezondheid, gegevensbescherming. Maar hoe zit het nu met de toepassing in België?

Jan Vanthournout, Senior HR Legal Manager van SD Worx: “Hoewel we de Belgische wet tegen midden volgend jaar verwachten, kunnen bedrijven nu al werk maken van het verplichte interne meldingskanaal. Zo weten medewerkers perfect waar ze intern terecht kunnen als ze een klacht of wantoestand willen melden, met voldoende garanties op het vlak van onafhankelijkheid, vertrouwelijkheid, opvolging en gegevensbescherming.”

1. Wat riskeert een werkgever als hij tegen 17 dec geen meldpunt voorziet?

Er zal voor de private sector vanuit de Belgische overheid nog geen wettelijke verplichting bestaan om een meldpunt op te richten. Er zullen dan ook geen sancties kunnen worden opgelegd voor een werkgever die nog geen meldpunt heeft voorzien. Voor wat betreft de publieke sector ligt dat anders. Maar wat dan de sanctie zal zijn, is niet duidelijk zolang de Belgische wet niet gepubliceerd is.

Private bedrijven met 50 tot en met 249 werknemers hebben nog tijd tot 16 december 2023, tenzij België anders bepaalt. Ook voor gemeenten met minder dan 10.000 inwoners of 50 medewerkers en andere publieke entiteiten die geen 50 werknemers tellen, zijn uitzonderingen mogelijk.

Organisaties in de privé sector met 250 werknemers of meer moeten echter niet wachten tot de Belgische wet klaar is; vermoedelijk midden 2022.

2. Waarom is dit nu al belangrijk voor werkgevers?

De omzetting in nationale wetgeving komt eraan (vermoedelijk tegen midden 2022) en de richtlijn is duidelijk genoeg zodat bedrijven weten wat hen te doen staat; bovendien kan men zo voldoende de tijd nemen om het sociaal overleg bij de implementatie van de klokkenluidersregeling op ondernemingsvlak te organiseren en zo draagvlak te creëren. Internationaal actieve bedrijven willen zich daarenboven nu al in regel stellen, zeker voor landen waar de nationale omzetting al zo goed als klaar is.

Als werkgever geef je met een meldpunt een duidelijk signaal dat interne klachten een oplossing verdienen en wek je door het uitwerken van dergelijke interne meldingsprocedure vertrouwen over de wijze waarop dit aangepakt wordt: door deze interne melding en escallatiemogelijkheid maken werkgevers het pad vrij naar een interne oplossing. 

Het opzetten van zo een intern meldpunt garandeert een cascade werking, waarbij het interne meldpunt de logische eerste en veilige stap is. Als werkgever wil je graag de kans krijgen om eventuele klachten te kennen om een oplossing te kunnen zoeken of fouten te herstellen. 

Indien een werknemer een probleem niet intern kan aankaarten, blijft het onder de radar of bestaat het risico dat de werknemer dit meteen extern naar buiten brengt, wat de organisatie meer schade kan berokkenen en tot juridische conflicten kan leiden over zorgvuldigheid.

3. Welke stappen dient de werkgever te nemen?

De werkgever kan best een veilige en beveiligde omgeving creëren waarin een klokkenluider zijn melding kan doen; vaak zal dit via beveiligde digitale weg zijn. Een digitale tool is op zich echter niet voldoende; er zijn heel wat stappen te nemen op het vlak van vervolgprocedures en termijnen na ontvangst van een melding; waarbij de Richtlijn oa. de vertrouwelijkheid; de naleving van de gegevensbescherming; het bijhouden van een register voor meldingen voorziet. 

Zo raden we organisaties aan om nu reeds in overleg met alle stakeholders werk te maken van een opvolgingsproces, bedrijfscultuur, wettelijke documenten en meer.

Eens dat proces er is, dien je als werkgever in te zetten op heldere communicatie naar alle medewerkers: een transparante interne communicatie over de digitale oplossing, de aanduiding van twee vertrouwenspersonen, de aanpassing van alle documenten zoals bv. het arbeidsreglement (aangezien dit ook gaat over het toezichthoudend personeel).

4. Ben je als werknemer beschermd vanaf 17 december als je inbreuken publiek maakt?

Europese richtlijnen hebben normaalgezien geen directe juridische werking. Er is nog geen Belgische wetgeving die ontslagbescherming voorziet.

De rechtsbeginselen die in de richtlijn vertolkt zijn, zijn mogelijk wel inroepbaar door een werknemer; een rechter kan bij een geschil indirect wel rekening houden met de bepalingen van deze richtlijn, als hij de gewone ontslagregels moet toepassen. 

De vraag zal natuurlijk zijn wat de situatie is indien de werknemers kwaadwillig of onnodig een klacht melden; of dat op een disproportionele manier doen.

5. Wat houdt de bescherming in? 

De bescherming geldt voor alle personen die economisch kwetsbaar zijn en die een inbreuk in werkgerelateerde context willen melden. Het gaat zowel over huidige als ex-werknemers, ambtenaren of zelfstandigen maar evengoed stagairs en vrijwilligers komen in aanmerking. Net als familie, collega’s en vertrouwenspersonen van de klokkenluider. 

Momenteel is de bescherming nog niet uitgewerkt op Belgisch vlak; maar we weten alvast dat het zeker gaat om ontslagbescherming. Daarnaast moet de werkgever de nodige maatregelen nemen om niet te dreigen met schorsing, ontslag, functiedegradatie, negatieve evaluaties, onthouden van bevordering of opleiding, …

De exacte draagwijdte van de bescherming is nog niet bekend, al is wel duidelijk dat de bescherming zodanig effectief moet zijn, dat de klokkenluiders niet ontmoedigd worden om een melding te doen.

6. Wat als België meer verplichtingen zal opleggen dan de minimum vereisten door Europa? 

De nationale wetgever kan er inderdaad voor kiezen de procedure uit te breiden met inbreuken op nationale wetgeving, om anonieme meldingen toe te laten en nationaal zullen er sancties voorzien worden.

Bedrijven die nu al de voorbereidingen nemen, zullen zich volgend jaar sneller in regel kunnen stellen met de wettelijke verplichtingen en riskeren geen sancties voor laattijdigheid.

7. Wat doet SD Worx 

SD Worx heeft zijn klanten geïnformeerd over de EU richtlijn. SD Worx loopt hiermee voorop en zal aan alle werkgevers (die dat wensen) een technologische oplossing ter beschikking stellen, die in lijn is met de Europese richtlijn. Bovendien is de oplossing geïntegreerd met bestaande kanalen zo als smartphone (mysdworx app), om een veilige en laagdrempelige toegang te verzekeren. 

Het wekt vertrouwen voor werknemers als hun werkgever het voortouw neemt in een helder en veilig meldingskanaal.