Medewerker ontslaan? Zo voorkom je onaangename verrassingen

Als je een werknemer wilt ontslaan, moet je zeker een aantal punten controleren. Anders kun je voor onaangename verrassingen komen te staan.  Is er geen ontslagbescherming in het spel? Welke procedure moet je volgen als er sprake is van een ernstige fout? Valérie Buytaert, Sociaaljuridisch trainer bij SD Worx, geeft een voorsmaakje van haar webinar over ontslag. Die geeft ze uitgebreid op Payrollville – onze Dag van de Payroll Professional in een virtueel jasje. Ontdek hier al 5 veelvoorkomende valkuilen.

Dit zijn de voorwaarden voor een collectief ontslag:

• de reden van het ontslag heeft niets te maken heeft met de individuele geschiktheid of de prestaties van de werknemers
• in de loop van een periode van 60 dagen wordt een specifiek aantal werknemers getroffen:
  • min. 10 werknemers in ondernemingen met minder dan 100 werknemers;
  • min. 10% van het personeelsbestand in ondernemingen met 100 tot 300 werknemers;
  • min. 30 werknemers in ondernemingen met meer dan 300 werknemers.

Voorbeeld
Bedrijf X telt 80 werknemers en wil er 12 ontslaan.
15 januari: 5 ontslagen
19 februari: 3 ontslagen
5 maart: 4 ontslagen

= er is sprake van een collectief ontslag. 
De referentieperiode van 60 dagen gaat namelijk in op 15 januari en loopt pas af op 15 maart. Wil bedrijf X de procedure voor collectief ontslag vermijden, dan moet het wachten tot na 15 maart om de laatste 4 werknemers te ontslaan.

Sommige werknemers genieten een bijzondere ontslagbescherming. Die valt uiteen in twee categorieën:

1. Absoluut ontslagverbod

Werknemersvertegenwoordigers in de ondernemingsraad en in het comité voor preventie en bescherming op het werk, kunnen niet worden ontslagen, behalve om een economische of technische reden of bij een ernstige fout.

2. Ontslagverbod als het ontslag verband houdt met de reden van bescherming

Zo kan een werknemer met tijdskrediet alleen maar worden ontslagen om een reden die niets te maken heeft met dat tijdskrediet, een zwangere vrouw enkel om een reden die niets te maken heeft met haar zwangerschap, enzovoort. Andere gevallen van bescherming zijn adoptieverlof, thematisch verlof of betaald educatief verlof. Het geldt ook voor werknemers die een klacht hebben ingediend voor morele of seksuele intimidatie op het werk.

Als je die werknemers toch ontslaat, lopen de sancties mogelijk hoog op. Het gaat bijvoorbeeld om een brutoloon van 6 maanden voor een onrechtmatig ontslagen zwangere vrouw, of tot 8 jaar loon voor een werknemersvertegenwoordiger in de ondernemingsraad.

Is je medewerker ernstig in de fout gegaan en wil je hem of haar op staande voet ontslaan? Als werkgever kun je een arbeidsrelatie onmiddellijk beëindigen als er sprake is van een ernstige reden. Er is dan geen opzegtermijn of ontslagvergoeding verschuldigd.

Belangrijk is dat je in zo'n geval de feiten kunt bewijzen en de correcte procedure volgt:

• Je moet de arbeidsovereenkomst binnen de drie werkdagen verbreken, gerekend vanaf de dag waarop je zekerheid had over de feiten. Dit kun je het beste schriftelijk doen, ook al is dit wettelijk niet vereist.
• Je moet de verbreking vervolgens motiveren, opnieuw binnen drie werkdagen nadat je de overeenkomst hebt verbroken. Deze motivatie moet wel altijd schriftelijk gebeuren, bijvoorbeeld per aangetekende brief.

Volg je de procedure niet, dan riskeer je dat de arbeidsrechtbank het ontslag wegens ernstige fout niet erkent en je veroordeelt tot het betalen van een opzegvergoeding. Laat je dus begeleiden door een deskundige.

Neen. Meer zelfs, als de persoon die de opzegging ondertekent daar eigenlijk niet voor bevoegd is, geldt het ontslag niet.

Alleen de werkgever (natuurlijk persoon of rechtspersoon) heeft de bevoegdheid om personeel aan te werven of arbeidsovereenkomsten te beëindigen. In afwezigheid van de werkgever (bijvoorbeeld tijdens je vakantie) kan er dus eigenlijk niemand ontslagen worden, ook niet in het geval van een ernstige fout.

Gelukkig bestaat er wel een oplossing: als werkgever kun je zulke bevoegdheden delegeren aan derden via een mandaat. Denk dan aan een naaste medewerker of een advocaat. Zo'n mandaat kan zowel voor onbepaalde als bepaalde tijd gelden. Ook in dit geval kun je de gemaakte afspraken het beste op papier zetten.

In België moet je altijd rekening houden met de regionale bepalingen over het taalgebruik.

• Bevindt de exploitatiezetel van je organisatie of bedrijf zich in het Nederlandstalige taalgebied bevindt, dan moet je de ontslagbrief opmaken in het Nederlands.
• Is de exploitatiezetel in het Franstalige landsgedeelte gevestigd, dan moet de brief in het Frans worden opgesteld.
• Bij ondernemingen met exploitatiezetel in het Duitstalig taalgebied stel je de brief op in het Duits.
• Als de zetel van de onderneming gelegen is in het tweetalig Brussels Hoofdstedelijk Gewest, dan moet de opzegbrief opgemaakt worden in het Nederlands voor Nederlandstalige werknemers en in het Frans voor Franstalige werknemers.

Opgelet! In het Nederlandse en Franse taalgebied zijn alle documenten nietig als ze in de verkeerde taal zijn opgesteld. Het ontslag blijft echter geldig, wat betekent dat je een verbrekingsvergoeding zal moeten betalen.

In het tweetalig Brussels Hoofdstedelijk Gewest en in het Duitstalige taalgebied mag de opzegbrief worden vervangen door een vertaling in de opgelegde taal. Die vervanging gebeurt met terugwerkende kracht.