Medewerker ontslaan? Omzeil deze 5 courante valkuilen

Ontsla je een vaste medewerker die langer dan 6 maanden in dienst was, dan heeft hij het recht om de reden van het ontslag te kennen. Concreet kan hij daar tot twee maanden na het einde van zijn arbeidsovereenkomst met een aangetekend schrijven om vragen. Is er een opzegtermijn voorzien, dan kan dat zelfs tot 6 maanden na het ontslag. Uitzonderingen op die regel zijn bijvoorbeeld ontslag wegens definitieve stopzetting van de activiteit of sluiting van de onderneming, collectief ontslag of ontslag om dringende redenen.

Ben je van oordeel dat je werknemer niet (langer) goed functioneert, dan kan je hem daarvan via schriftelijke verwittigingen op de hoogte brengen. Verzamel de brieven, samen met verslagen van evaluatiegesprekken en andere relevante bewijsstukken, in een motivatiedossier. Let wel: ziekte is nooit een geldige ontslagreden. Zelfs al is er sprake van bijkomende omstandigheden, dan nog geef je ziekte beter niet als enige ontslagreden op in de motivering.

Bij ontslag ga je over tot een opzegging van de arbeidsovereenkomst. Dat gebeurt aan de hand van een opzeggingsbrief. Die bevat de aanvangsdatum en duurtijd van de opzegtermijn, en moet opgesteld zijn in de taal van de regio waar je hoofdzetel gevestigd is. De overhandiging gebeurt via een aangetekend schrijven of een gerechtsdeurwaarder. Zie je een of meerdere van die procedures over het hoofd, dan is er sprake van een verbreking van de arbeidsovereenkomst. Met als gevolg dat je je ontslagen medewerker een stevige verbrekingsvergoeding moet uitkeren.

Er zijn diverse vormen van ontslagbescherming. Zwangerschap is de bekendste, maar ook wie zich op een van deze rechten beroept, kan om die reden niet ontslagen worden:

• borstvoedingspauze, adoptieverlof, vaderschapsverlof en omgezet moederschapsverlof;
• educatief verlof, tijdskrediet en beroepsloopbaanonderbreking;
• een politiek of vakbondsmandaat uitoefenen;
• een klacht over gendergelijkheid indienen of psychosociale interventie vragen voor geweldpleging, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk;
• een opdracht uitvoeren als preventieadviseur, verantwoordelijke voor giftig afval, coördinator van het milieueffectenrapport …

Ook tijdens onder meer fusies, overnames of de introductie van nieuwe technologieën met gevolgen voor de collectieve tewerkstelling in bedrijven met minstens 50 medewerkers genieten de werknemers ontslagbescherming.

De gevolgen van onrechtmatig ontslag variëren van forfaitaire schadevergoedingen tot specifieke verbrekingsvergoedingen.

Zowel werkgever als werknemer kunnen een einde maken aan de arbeidsovereenkomst om dringende reden. De overeenkomst houdt dan onmiddellijk op te bestaan, zonder dat er een opzeggingstermijn moet worden gepresteerd of een verbrekingsvergoeding betaald.

De wet omschrijft ‘dringende reden’ als ‘een ernstige tekortkoming die de professionele samenwerking tussen werkgever en werknemer definitief en onmiddellijk onmogelijk maakt’. Alleen is ‘ernstige tekortkoming’ moeilijk te vatten. Daarom is het finaal altijd de arbeidsrechtbank die de knoop zal doorhakken. Die oordeelt of de strikte procedures van deze specifieke ontslagvorm zijn nageleefd en of de ernstige tekortkoming kan worden bewezen. Is dat niet geval, dan gaat het om een gewoon ontslag.

Als werkgever ben je sinds begin 2014 verplicht om outplacementbegeleiding aan te bieden aan alle medewerkers die op het tijdstip van hun ontslag recht hebben op een opzeggingstermijn van minstens 30 weken of recht hebben op een opzeggingsvergoeding die minstens dezelfde periode dekt. Let wel: ook de oude regeling, die outplacement alleen verplichtte voor 45-plussers uit de privésector die minstens 1 jaar in dienst waren van hun werkgever, blijft verderlopen.

Outplacementbegeleiding bestaat uit een uitgebreid palet aan opleidingen en adviezen – individueel en/of in groep – die ervoor moeten zorgen dat de ontslagen werknemer zo snel mogelijk een nieuwe job vindt, in dienstverband of als zelfstandige. Let wel: bij een ontslag om dringende reden vervalt het recht op outplacementbegeleiding.

Je merkt het: een medewerker ontslaan is niet alleen op menselijk vlak een zware dobber, ook sociaaljuridisch en administratief komt er heel wat bij kijken. Ziet je een van de strikte regels of procedures over het hoofd, dan kan de hele zaak bovendien een vervelend staartje krijgen.