Des tickets de parking dans le cadre d’une visite d'entreprise au compte Internet pour le travail à domicile : les frais engagés par vos collaborateurs dans le cadre de leur fonction doivent être remboursés. Le remboursement forfaitaire des frais compense toutes ces dépenses. Si vous souhaitez instaurer un remboursement de frais ou peaufiner votre système actuel, ce plan vous mettra sur la voie.
L’employeur peut rembourser les dépenses professionnelles réelles du collaborateur sur la base des tickets et des factures qu’il conserve. Ce système laisse peu de place à la discussion, mais entraîne toutefois une charge administrative. C’est pourquoi vous pouvez également prévoir un remboursement forfaitaire des frais. Dans ce cas, vous mettez à disposition un montant mensuel qui couvre toutes les dépenses, sans que les collaborateurs doivent justifier chaque paiement.
Le remboursement des frais est indépendant du salaire, qui rémunère le travail presté. La différence est essentielle, vu que le salaire est soumis aux cotisations sociales et aux impôts, contrairement au remboursement de frais. Un système qui est parfois victime d'abus. Certaines entreprises octroient en effet une augmentation de salaire sous la forme d’un tel remboursement. En respectant ces 4 étapes, vous mettrez en place un système dans les règles.
Identifiez la nature et le niveau des différentes catégories de travailleurs dans votre organisation. Sur la base de cet exercice de réflexion, décidez du groupe auquel un remboursement de frais s'applique. Regardez au-delà du titre de la fonction. Il se peut qu’un expert en RH se trouve plus haut dans la hiérarchie, mais n'ait guère de dépenses professionnelles.
Spécifiez les frais engagés par vos collaborateurs et les paiements pour lesquels vous octroyez un montant forfaitaire. Il doit toujours s'agir de dépenses professionnelles. Par exemple : des tickets de parking dans le cadre d'une visite d’entreprise, le télétravail (Internet, électricité, petit matériel de bureau...), l’utilisation d’appareils personnels (laptop, smartphone et compte Internet et télécoms correspondants), les dépenses pour la voiture (de société) (carwash, garage) et des vêtements professionnels spécifiques.
L’employeur ne prend cependant pas en charge chaque paiement lié au travail. Le travailleur qui achète une tenue élégante pour assister à un événement client exclusif unique ne pourra pas lui en envoyer la facture.
Le montant doit correspondre aux dépenses réelles. Autrement dit : le but n’est pas que le collaborateur en conserve une partie importante à la fin du mois.
Un échantillonnage vous aidera à aboutir à un montant réaliste. Pour ce faire, sélectionnez par catégorie de fonction plusieurs collaborateurs qui conservent soigneusement leurs dépenses professionnelles durant une période déterminée. Sur la base de ces tickets et factures, définissez une somme. Les barèmes de l’ONSS constituent en outre un fil conducteur. Attention : vous ne pouvez jamais attribuer ces forfaits à tort et à travers. Vous devez pouvoir justifier chaque partie du remboursement. Il est également exclu de prendre un montant correspondant à un pourcentage du salaire ou du chiffre d'affaires.
La politique d’entreprise définit les catégories de travailleurs pouvant prétendre à un remboursement forfaitaire des frais et les dépenses spécifiques couvertes par cette somme. Vous éviterez ainsi un double emploi, en remboursant les frais déjà inclus dans le montant forfaitaire.
Spécifiez également les règles générales et mentionnez-les dans une clause du contrat de travail : qu’en est-il en cas de maladie (de longue durée) d’un collaborateur ? Les travailleurs perçoivent-ils un remboursement de frais lorsqu’ils sont en vacances ? Et que se passe-t-il en cas de crédit-temps, de congé sans solde ou de congé parental ? Apportez également une réponse à ces questions dans votre politique
Conseil : misez sur la sécurité et concluez un ruling
En concluant un ruling avec le SPF Finances, vous serez certain que votre remboursement de frais sera juridiquement inattaquable. La procédure de ruling consiste en une demande préalable, une phase de négociation et une demande définitive. Votre secrétariat social peut vous y aider.
En cas de contrôle, l'inspection se penche toujours sur les remboursements de frais. Si elle rencontre des irrégularités, elle requalifiera le remboursement (partiellement) en salaire. Du coup, en plus des cotisations ONSS, vous paierez également des cotisations personnelles, des intérêts et une amende. Bref, la remise en question d'un remboursement de frais entraîne tôt ou tard des désagréments financiers. C’est pourquoi faites toujours appel à un expert.
Michael Van Looveren
Senior Legal Consultant
Michael Van Looveren est Senior Legal Consultant chez SD Worx. Avec son équipe, il conseille les employeurs sur tous les aspects juridiques de la politique RH. Avec des conseils clairs et pragmatiques, il veut aider les entreprises à mettre en place une politique du personnel réfléchie et de recrutement.
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