Comment lancer le télétravail ? 4 étapes cruciales

De plus en plus d’entreprises permettent le travail à domicile. Moins de temps perdu dans les transports et les embouteillages, gestion autonome de l’ordre du jour, productivité et créativités accrues… les avantages du travail à domicile sont nombreux. D’un autre côté, divers obstacles pratiques freinent considérablement sa mise en œuvre rapide.

Pour les employés, le travail à domicile offre souvent un meilleur équilibre entre le professionnel et le privé. Il permet aux parents de conduire leurs enfants à l’école et limite le stress dans les embouteillages ou les ennuis dans les transports en commun.

Vos collaborateurs ont la sensation de tenir les rênes, ce qui augmente leur engagement au sein de l’organisation. L’implication de vos travailleurs est une excellente nouvelle tant pour la productivité que pour les relations client et l’ambiance générale dans votre entreprise.

À terme, l’employeur y trouve également des avantages financiers. Le travail à distance vous permet ainsi de réduire les postes de travail et les frais d’entretien, de déplacement et de parking.

Mieux vaut toutefois de ne pas introduire le travail à domicile à la hâte. Si vos collaborateurs travaillent beaucoup à distance, il est nécessaire de remanier en profondeur l’organisation du travail et d’instaurer un leadership très ouvert. Les deux parties doivent travailler en confiance pour obtenir des résultats positifs. Les objectifs doivent donc être parfaitement clairs – les agendas cachés sont néfastes.

Vous devez également veiller par d’autres biais à préserver la culture de l’entreprise et sa dynamique. En effet, vos travailleurs décident en grande partie quand et comment ils travaillent – dans la mesure où les objectifs et les échéances sont respectées. Cette approche exige des conventions nouvelles et transparentes.

Pour éviter que vos employés ne soient à la longue isolés dans leur travail à domicile, certaines activités deviennent capitales : réunions de planification hebdomadaires, team buildings et repas d’entreprise par exemple. Les travailleurs doivent s’engager à être présents.

Le travail à domicile peut également buter contre des réticences d’ordre financier. En tant qu’employeur, vous devez fournir à votre employé le soutien et les outils indispensables à l’exécution de son travail.

Nous vous conseillons de ne pas vous précipiter pour introduire le travail à domicile. Procédez par étapes :

Fixez le type de travail exécutable à domicile et les fonctions éligibles. Le travail à distance n’est pas la solution idéale quand le contrôle des tâches ou la concertation sont indispensables. Mais il est très fructueux lorsque vos collaborateurs doivent se concentrer sur un dossier. Les fonctions éligibles au travail à domicile doivent faire l’objet d’une évaluation approfondie, ainsi que la fréquence.

Une culture d’entreprise basée sur la confiance, l’autonomie et la reconnaissance n’exclut pas de mettre par écrit les accords passés. Les bons accords font les bons amis. Par ailleurs, vous devez signer une convention de télétravail pour être en ordre sur le plan juridique.

Vous fixez ensuite les détails pratiques dans une politique télétravail. Vous y détaillez clairement les modalités et les attentes. Décidez précisément si les télétravailleurs peuvent obtenir de l’entreprise un GSM, un ordinateur portable, un raccordement Internet avec un abonnement.

Vous devez également fixer par écrit les directives applicables à l’enregistrement des heures travaillées, au planning des jours de travail à distance et à l’évaluation du travail fourni. Indiquez enfin que vous avez le droit de mettre fin au travail à domicile si les modalités ne sont pas respectées.

Il ne suffit pas toujours de téléphoner et d’envoyer des e-mails pour communiquer clairement et simplement. Vous aurez parfois besoin de logiciels spécialisés pour permettre aux télétravailleurs de consulter leurs collègues, de partager des écrans etc. De plus, l’accès aux informations et aux documents est un must. En effet, cette nouvelle manière de travailler ne peut en aucun cas constituer un obstacle pour vos clients et relations.

Nous vous recommandons dans un premier temps de n’autoriser qu’un nombre limité de jours de travail à distance. Vous pouvez ainsi mesurer au jour le jour avantages et inconvénients et – sans revenir sur ce que vous avez promis – opter pour l’orientation la plus judicieuse pour votre entreprise.