Lors d'une visite de l’inspection sociale, vous devez pouvoir présenter toute une série de documents à la fois corrects, à jour et conformes à la législation. Il y a aussi de fortes chances pour que votre personnel soit interrogé. Voici comment vous préparer à être en parfaite conformité avec la législation sociale.
Tôt ou tard, chaque entreprise reçoit la visite d'un contrôleur. L'inspection sociale, qui vérifie si les entreprises appliquent à la lettre la législation sociale, n'est qu'un organe de contrôle parmi d'autres. Il existe également une inspection technique (sécurité du travail), une inspection de l'ONSS (déclarations correctes à l'ONSS) et un contrôle ONEM (tout ce qui se rapporte au chômage).
Certains points sont repris de façon standard sur la liste de contrôle de chaque contrôleur :
Il va sans dire que ces documents doivent être conformes à la loi et à la réalité. Conservez-les également dans un endroit clair et toujours accessible. Le contrôleur doit en effet pouvoir les consulter aisément à tout moment, même si vous êtes vous-même par hasard absent.
Vos règles de travail sont-elles précises jusque dans les moindres détails ? Avez-vous également inclus des questions telles que les délais de préavis, l'alcool au travail, les horaires flexibles ou les congés de maladie ? Faites le test et découvrez en 2 minutes comment éviter les risques lors d'une inspection sociale.
Si l'inspection sociale décide de venir chez vous, vous êtes généralement averti à l'avance. Dans ce cas, il est naturellement plus facile de contrôler les documents standard susmentionnés avant la visite.
Cependant, certaines visites ne sont pas annoncées. À la suite d'une plainte d'un membre du personnel, c'est inévitable. Mais vous pouvez également recevoir une visite inattendue sans pouvoir en déceler la cause. Ces visites sont de plus en plus fréquentes surtout dans les secteurs où il y a relativement beaucoup de travailleurs qui travaillent à temps partiel, comme l'horeca, le retail, la construction ou la coiffure.
Chaque année, l'inspection sociale planifie également des "contrôles sociaux éclair" pour un certain nombre de secteurs spécifiques.Pour 2023, c'est le cas pour les secteurs suivants :
Si vous êtes un employeur dans l'un de ces secteurs, il y a de fortes chances qu'un inspecteur vous rende visite cette année.
Si le contrôleur détecte des irrégularités, attendez-vous à une régularisation. Cela signifie que la situation sera régularisée avec effet rétroactif, généralement jusqu'à trois ans en arrière. Un exemple : imaginons que le salaire d'un travailleur soit sous le barème depuis cinq ans. L’employeur devra payer immédiatement la différence sur trois ans. Inutile de dire qu'une erreur peut vous coûter cher. En cas de fraude volontaire, cette régularisation peut aller jusqu'à cinq ans.
Travaillez-vous avec des travailleurs à temps partiel ? Vous pouvez être sûr que l'inspecteur met les horaires et les conditions de travail sous le microscope, et qu'il vérifie ensuite si la réalité y correspond. Dans la pratique, les horaires et conditions de travail différents sont courants pour les travailleurs à temps partiel.
L'inspection sociale a également le droit de poser, à vous et à vos employés, un certain nombre de questions. Qu'il s'agisse de questions standard amicales ou d'un entretien approfondi dépend principalement du style de l'inspecteur.
Il est compréhensible que ce type de contrôle suscite une certaine nervosité. En conséquence, il arrive que les travailleurs ou les responsables RH parlent de manière très franche, par exemple concernant les cotisations ONSS ou les avantages extra-légaux. Ce sont là des matières sur lesquelles le contrôleur n'aura probablement pas posé de questions mais qui pourrait lui mettre la puce à l'oreille. Suite à quoi l'entreprise en question aura droit à court terme à une visite de l’ONSS ou de l’ONEM. En résumé : répondez de manière claire et concise à chaque question, sans donner d'informations qui n'ont pas été demandées.
Pour jouer la carte de la sécurité, faites appel à SD Worx. Lors d'un legal scan, nous vérifierons dans quelle mesure votre entreprise est prête pour un contrôle. Notre consultant parcourra tous les documents et abordera les questions que pose un inspecteur social. Vous aurez ainsi une idée claire des opportunités et des risques juridiques et financiers. Par ailleurs, nous pouvons vous encadrer lors d'une visite annoncée de l'inspection sociale. Vous ne serez ainsi pas seul. Au besoin, nous nous chargerons des rectifications après le contrôle.
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